Amtliche Datenschutzhinweise der Stadt Burg (ADSH) aus Anlass des Inkrafttretens der EU-Datenschutzgrundverordnung

Mit den folgenden amtlichen Datenschutzhinweisen möchte Ihnen die Stadt Burg als öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaft auf Grund des Inkrafttretens der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (nachfolgende DSGVO) einen Überblick über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die Stadt geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den gesetzlich vorgeschriebenen, beantragten bzw. vereinbarten Rechtsverfahren.

I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich ist die

Stadt Burg
vertreten durch den Bürgermeister - Herrn Philipp Stark
In der Alten Kaserne 2
D-39288 Burg
Telefon: +49 3921 921 601 Telefax: +49 3921 921 600
burg@stadt-burg.de

Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter

Stadt Burg

In der Alten Kaserne 2

39288 Burg

Herr Domnik-Schmidt

Telefon: 03921/921-202

E-Mail: Datenschutz@stadt-burg.de

Telefax: +49 3921 921 600

II. Welche Daten nutzt die Stadt Burg?

Die Stadt Burg verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer verfassungsrechtlich garantierten und gesetzlich zugewiesenen Aufgabenhoheit als öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaft sowie im Rahmen privatrechtlicher Angelegenheiten von Einwohnern, Grundstückseigentümern, Gewerbetreibenden oder anderen Betroffenen erhält bzw. erhebt. Zudem verarbeitet die Stadt Burg – soweit es für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist – personenbezogene Daten, die sie aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbüchern, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet und dergleichen) zulässigerweise gewinnt oder die ihr von anderen Behörden und Unternehmen auf Abforderung oder von Amts wegen berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und –ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Konfession, bei Unternehmen/Vereinen/Stiftungen gesetzliche Vertreter- bzw. Inhabereigenschaft, berufliche Qualifikationen und Abschlüsse – Aufzählung ist nicht abschließend), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten und Passdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe bzw. sonstige biometrische Daten in Passangelegenheiten). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Vollstreckungsauftrag), Daten zur Erfüllung von gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Halterdaten bei Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten, Daten von Mietern oder Pächtern), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten, Scoring- oder Ratingdaten, Herkunft von Vermögenswerten), kreditrelevante Daten (z.B. Einnahmen und Ausgaben), Dokumentationsdaten (z.B. Anhörungsprotokolle) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

III. Wofür verarbeitet die Stadt Burg personenbezogene Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Stadt Burg verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG – nur bei Ausführung von Angelegenheiten des übertragenen Wirkungskreises auf Grund von Bundesgesetzen) und des Datenschutzgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt (DSG LSA)

a) zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Anbahnung und dem Abschluss von zivilrechtlichen oder öffentlich-rechtlichen Verträgen der Stadt Burg mit Dritten, welche zur Wahrnahme der Aufgaben der Stadt Burg im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung und Daseinsvorsorge dienen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Vertragszweck (z.B. Pacht, Miete, Kostenerstattungsvereinbarungen, Bauerlaubnisverträge, Dienstleistungsverträge, Werkverträge, Kaufverträge usw.) Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

b) im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeitet die Stadt Burg personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung eines Vertrages oder eines gesetzlichen Auftragsverhältnisses hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen der Stadt Burg oder von Dritten. Beispiele:

Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. SCHUFA, Creditreform) zur Ermittlung der Bonität oder der Solvenz einer betroffenen Person im Falle der Zwangsvollstreckung bzw. Verwaltungsvollstreckung von eigenen oder fremden Zahlungsforderungen, vor der etwaigen Gewährung von Krediten oder von Bürgschaften oder zur Sicherung von Kostenerstattungsansprüchen nach durchgeführten Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und dergleichen,
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Stadtverwaltung Burg,
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und Ordnungswidrigkeiten,
Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts (z.B. in der Schwimmhalle),
Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
Maßnahmen zur Organisationssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und amtlichen Verfahren,
Risikosteuerung in der Stadt Burg und in Beteiligungsunternehmen.

c) aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit betroffene Personen der Stadt Burg eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe von Daten für die Ermittlung von Sachverhalten und Verursachern) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, soweit ein Widerruf auf Grund höherrangigen Rechts nicht ausgeschlossen ist (z.B. Zeugeneigenschaft des Betroffenen in Straf- oder Ordnungswidrigkeiten, Verwaltungsrechts- oder Zivilrechtsverfahren). Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, der Stadt Burg gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

d) aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Zudem unterliegt die Stadt Burg als öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaft diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen, um die ihr gesetzlich zugewiesenen Aufgaben (übertragener Wirkungskreis) oder eigene Aufgaben (eigener Wirkungskreis) als Pflichtaufgaben oder freiwillige Aufgaben im Rahmen der verfassungsrechtlich garantierten Selbstverwaltung wahrnehmen zu können. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Beurkundungen auf Grund des Personenstandsrechts, melde-, pass- und personalausweisrechtlichen Angelegenheiten, im Rahmen des Ordnungs- und Gefahrenabwehrrechts, des Gewerberechts, Gaststättenrechts, Kinderbetreuungsrechts, Steuerrechts, Straßenverkehrsrechts, Straßenrechts und Baurechts (Aufzählung nicht abschließend).

IV. Wer bekommt personenbezogene Daten?

Innerhalb der Verwaltung der Stadt Burg, einschließlich des Stadtrates der Stadt Burg, erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten der Stadt Burg benötigen. Auch von der Stadt Burg eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die im behördlichen Interesse liegenden Dienst- und Geschäftsgeheimnisse wahren, wozu auch die personenbezogenen Daten von Betroffenen gehören.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Stadtverwaltung ist zunächst zu beachten, dass die Bediensteten der Stadtverwaltung zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Daten von Betroffenen gegenüber Dritten verpflichtet sind, soweit nicht gesetzliche Ermächtigungen hiervon bestimmte Ausnahmen zulassen oder der Behörde diesbezügliche Verpflichtungen zur Weitergabe von Daten aufgeben. Personenbezogene Daten werden daher grundsätzlich nur weitergegeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder die betroffene Person eingewilligt hat. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Strafverfolgungsbehörden, Verfassungsschutzbehörden, Verfassungs-, Verwaltungs-, Familien-, Arbeits- oder ordentliche Gerichte, Grundbuchämter, Kommunen sowie obere und oberste Landes- und Bundesbehörden, öffentlich-rechtliche Körperschaften wie z.B. gesetzliche Krankenkassen oder Industrie- und Handelskammern) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung von Geschäftsbeziehungen (z.B. zur Erfüllung von Verträgen) oder aus amtlichen Gründen (z.B. Verwaltungsvollstreckungen) personenbezogene Daten von betroffenen Personen übermitteln,
sonstige natürliche oder juristische Personen auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Gewährung von Informationen nach dem Informationszugangsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt, Melderegisterauskünfte), behördlichen Veranlassungen (z.B. Ordnungsverfügungen) oder Gerichtsentscheidungen,
Dienstleister, die wir im Rahmen von notwendigen Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen (z.B. Gutachter oder Rechtsberater).

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie der Stadt Burg Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

V. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Die Stadt Burg verarbeitet und speichert die personenbezogenen Daten von betroffenen Personen solange dies für die Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die Stadt Burg als öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaft in vielen Fällen von Gesetzes wegen personenbezogene Daten dauerhaft oder auf lange Zeit verarbeiten muss (z.B. in Personenstandsangelegenheiten, melderechtlichen Angelegenheiten, baurechtlichen Angelegenheiten oder in Angelegenheiten der Friedhofsverwaltung – Aufzählung ist nicht abschließend).

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Kreditwesengesetz (KWG), Geldwäschegesetz (GwG) und Wertpapierhandelsgesetz (WpHG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

VI. Welche Datenschutzrechte haben betroffene Personen?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Ausübung einzelner der o.g. Rechte (z.B. des Rechtes auf Löschung personenbezogener Daten) können zwingende gesetzliche Vorgaben entgegenstehen!

VII. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen der der Stadt Burg zugewiesenen gesetzlichen Aufgaben, der kommunalen Selbstverwaltung oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen müssen betroffene Personen diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Einleitung, Durchführung und Beendigung eines Verwaltungsverfahrens, Steuerverfahrens, Ordnungswidrigkeitenverfahrens oder einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung die Stadt Burg gesetzlich verpflichtet ist. Die Stadtverwaltung Burg wird daher keine Daten verarbeiten, die sie aus vorgenannten Gründen nicht zwingend verarbeiten muss.

VIII. Gesetzestext

Den Volltext der EU-Datenschutzgrundverordnung können Sie über folgenden Kurzlink im Internet aufrufen: https://bit.ly/1RETiqm